8STARS | BLOG Приводим в порядок журнал записи - 6 простых шагов
Идеальный сервис

Приводим в порядок журнал записи — 6 простых шагов

Вы часто ловите себя на мысли, что пора бы навести порядок в своих записях и каждый день даете себе обещание составлять расписание более продуманно? Это довольно распространенная проблема, но, к счастью, есть действительно простое её решение. Нужно сделать всего лишь шесть простых шагов и уже завтра вы почувствуете разницу!

Журнал записей – это то, чем нужно гордиться! И выглядеть он должен соответственно. Когда вы начинали свой бизнес, он был символом вашего предпринимательского духа и смелых планов на будущее. По мере развития вашего бизнеса журнал заполнялся сотнями записей и заметок. Конечно, вы им дорожите, но пора признать, что потрепанная тетрадь часто вызывает разочарование у ваших клиентов и сотрудников: журнал всегда должен быть на одном месте, только один человек может делать записи за раз, клиенты должны дожидаться, чтобы им назначили следующую встречу. Ошибки неизбежны: приметки и вложенные записки часто остаются незамеченными или попросту теряются, невозможно уследить за внесенными в расписание изменениями и всегда есть по крайней мере один сотрудник с ужасным почерком. Вы можете решить многие из этих вопросов очень быстро. Даже если вы всей душой прикипели к своему бумажному помощнику, никто не запрещает воспользоваться парой дополнительных вариантов. Итак, как же упорядочить расписание и сделать рабочий день вашего салона или кабинета более организованным и спокойным?

15_2

  1.  Заведите онлайн календарь

Онлайн календарь удобен тем, что он всегда доступен. Любой из вашей команды сможет узнать, кто и когда придет на прием. Это значительно упрощает планирование, так как ваши сотрудники смогут занимать освободившееся время, если у их коллег вдруг отменилась запись. С онлайн календарем больше не придется, щурясь, пытаться высмотреть на исписанной странице записан ли следующий человек на 3:15 или 3:45. К тому же, значительно уменьшается вероятность двойного бронирования одного и того же времени.

  1. Используйте систему онлайн записи

Клиенты любят брать инициативу в свои руки и сами назначать встречу. При записи через сервис онлайн бронирования ему не нужно “висеть на телефоне” и ждать пока на том конце провода подберут подходящее время. В приложении клиенту хорошо видны все доступные даты и время, он сможет спокойно подумать как организовать свой день, а не впопыхах соглашаться на первое предложенное время и потом десять раз его менять. Этот сервис будет удобным и для ваших сотрудников, так как они могут получить доступ к расписанию где бы они не были. Более того, они могут быть уверены, что информация на экране их телефона или компьютера является точной и актуальной.

  1. Подтверждайте встречи с клиентами

Изменения, как на зло, всегда происходят в последнюю минуту. Но вместо того, чтобы пытаться разобрать наспех нацарапанные записи в журнале, вы можете время от времени сверяться со своим онлайн календарем и быть в курсе, все ли идет по плану. А с помощью системы онлайн записи вы еще и сможете легко напоминать своим клиентам о предстоящей встрече с помощью автоматических SMS-уведомлений. Если же вы еще не пользуетесь таким сервисом, перезванивайте клиентам за день до назначенного времени. Так вы сведете к минимуму опоздания и отменившиеся в последнюю минуту встречи.

  1. Создайте контрольный список

Независимо от того, кто принимает звонок от клиента и записывает его на встречу, всегда нужно получить необходимую информацию и ничего не упустить из виду. Можно упростить этот процесс составив контрольный перечень вопросов. Обязательно спрашивайте имя клиента, имя мастера, дату, время, вид услуги профессионала и уточняйте наличие каких-либо особых пожеланий. Прикрепите его на видном месте возле телефона. Не забывайте, что вы можете создать собственный набор вопросов в вашей системе онлайн-бронирования, который клиент будет заполнять во время записи. Так вы будете всегда уверены, что указана вся важная для вас информация.

  1. Проверяйте почерк

Конечно же, в плохом почерке нет ничего постыдного. Но почему бы не предложить новому сотруднику провести «тест-драйв» вашего журнала записи? Таким простым способом вы убедитесь, что его почерк разборчив и он будет записывать информацию в правильные места. Если же написанное показалось вам неразборчивым, будет шанс мягко намекнуть коллеге, что лучше писать печатными буквами, чтобы избежать недопониманий в будущем.

  1. Назначьте ответственного

Не очень-то добрая поговорка «у семи нянек дитя без глазу» как-раз таки применима к журналу записей, который вечно исписан как попало, вдоль и поперек и всеми сразу. Но не следует забывать, что каждая строчка на странице является доходом для вашего бизнеса и для людей, которые работают в вашем салоне. Выберите одного человека для ведения информации и внесения изменений. Конечно, это не всегда возможно, но ограничение доступа к журналу помогает предотвратить ошибки, недоразумения и, вследствие этого, конфликты. Эффективное распределение обязанностей не только осчастливит клиентов, но и пойдет на пользу вашей команде.

Вы все еще пользуетесь старым добрым журналом потому, что считаете, что онлайн система слишком сложна? Это проще, чем вы себе представляете! Подумайте над тем, чтобы дать ей шанс. Ведь мы живем в веке новых технологий! Компьютерная система быстро докажет свою эффективность и станет настоящим подарком как для клиентов, так и для персонала. Вы даже сэкономите деньги на аспирине, потому что с тех пор у вас станет значительно меньше головной боли, связанной с вашим бизнесом.

Автор

Irene Brovarnyk

Irene Brovarnyk

маркетолог, блогер, копирайтер

Все статьи автора

Читайте также...